Nos meilleurs conseils pour l’organisation de votre hackathon en physique ou en ligne

Avez-vous déjà entendu parler du hackathon ?

Utilisé par de grands groupes comme ENGIE, Facebook et Amazon, cet événement est une référence dans le domaine de l’innovation telle qu’on la conçoit aujourd’hui.

Le hackathon a fait son apparition en France il y a environ 5 ans mais aux États-Unis depuis bien plus longtemps. Contraction des termes “hacker” et “marathon”, le hackathon est une compétition d’innovation.

Véritable caméléon, il s’adapte aux différents métiers et contextes. Chez Klap, nous animons des hackathons physiques et numériques. Quels sont les bénéfices du hackathon et comment le mener à bien ? Réponses dans cet article.

Qu’est-ce qu’un hackathon et quels en sont les bénéfices pour votre entreprise ?

Hackathon : co-créer, impliquer et innover

En 1 à 3 jours, le hackathon est une démarche destinée à faire émerger des solutions innovantes dont l’objectif est de répondre à une problématique donnée.

Les résultats sont obtenus grâce à l’intelligence collective. Le groupe revêt donc une place toute fondamentale au cœur de la démarche d’hackathon.

Chez Klap, nous parlons davantage d’Innovathons ou d’Idéathon pour retranscrire tout le potentiel de cet événement unique en son genre. En effet, un hackaton permet d’innover et la phase d’idéation donne peu à peu vie à un projet auquel adhèrent tous les membres du groupe.

Quel est le principe ? Concrètement, l’entreprise qui initie la démarche propose un challenge à des participants. Ce challenge repose sur une problématique posée, comme par exemple “Améliorer le processus de recrutement de l’entreprise”. A partir de cet élément de départ, plusieurs équipes se constituent et développent des solutions au challenge. La compétition se veut ludique, positive et toujours stimulante.

Pour ce faire, de nombreux outils sont utilisés et placés au service des participants. Le professionnel qui encadre le rendez-vous peut par exemple proposer des moments récréatifs et de ressourcement collectif (yoga, taïchi…). Tous les moyens sont bons pour faire jaillir la créativité et ainsi nourrir le cerveau collectif.

A l’issue de cette compétition stimulante, chaque équipe propose un projet qu’elle a confectionné elle-même. Le meilleur projet est alors sélectionné. L’objectif de l’entreprise est de mettre en place la solution trouvée par la meilleure équipe, afin de répondre à la problématique posée au départ.

Bénéfices du hackaton

Du fait de son identité hybride, le hackaton est un événement qui peut parfaitement être investi dans tous les pans de votre entreprise.

Vos collaborateurs comme vos clients peuvent ainsi participer. Il en va de même des développeurs, des étudiants et du grand public en général.

Les bénéfices que vous pouvez en retirer sont multiples :

  • les équipes s’impliquent dans une démarche d’innovation qui permet de faire avancer un projet en un temps record
  • vos clients sont fidélisés et vous créez une communauté autour de votre entreprise, tout en réaffirmant l’importance de l’innovation comme valeur de marque
  • les projets innovants prennent vie au cœur d’un écosystème plus large qui répond à une organisation unique et des enjeux réels d’entreprise
  • vos collaborateurs sont fidélisés et se sentent plus investis au quotidien. Cela se répercute également a posteriori en interne dans leur travail
  • les nouveaux talents sont plus attirés par une entreprise qui se tourne vers l’extérieur pour innover et challenger ses équipes de manière bienveillante
  • la communication sur le dynamisme de votre entreprise se fait de manière fluide, sans avoir besoin de réaliser des efforts surhumains.

Vous l’aurez compris, le fait d’organiser un hackathon vous permettra d’obtenir en 3 jours maximum un panel de solutions innovantes adaptées aux questionnements de votre entreprise. Les projets obtenus sont toujours d’une grande richesse puisque les profils qui interviennent sont variés.

En plus de renforcer l’esprit d’équipe, le hackaton érige un lieu de rencontre entre de nombreux acteurs de votre écosystème au quotidien.

Hackathon : un événement qui nécessite une parfaite préparation

Un hackathon n’est pas un événement qui s’improvise. Il convient en effet de s’y préparer et de monitorer ses progrès en phase de préparation du projet.

Voici quelques conseils bien pensés pour vous aider à y voir plus clair.

Définissez l’objectif de votre projet d’hackaton

Un projet doit pouvoir se définir en quelques phrases seulement. Nul besoin de s’étendre trop sur votre objectif pour attirer des contributeurs potentiels. Il ne faut pas être trop technique et se contenter de définir votre objectif avec le plus de précision possible.

Interrogez-vous sur la problématique phare à laquelle vous souhaitez répondre grâce à cet hackaton. Vous souhaitez réduire vos coûts de production ? Améliorer votre démarche de recrutement ? Fidéliser davantage vos collaborateurs au quotidien ? Autant de questions qui sont légitimes et qui peuvent amener à un projet innovant et stimulant pour le groupe.

Pour structurer le cours de votre pensée, nous vous invitons à catégoriser les objectifs en fonction de chaque étape du projet. Pour chaque étape, précisez les actions et la manière dont ces dernières peuvent contribuer au progrès général de la démarche.

Priorisez vos objectifs si vous en avez plusieurs et ne placez pas tous vos œufs dans le même panier.

Menez une campagne de communication pour attirer les participants

Bien souvent, il peut apparaître difficile pour certaines entreprises d’attirer des participants à un hackathon.

Pour autant, les bénéfices obtenus sont réels et la nécessité de mener à bien un projet parfois vitale pour l’entreprise. L’expérience démontre que la seule notoriété d’une marque ne suffit pas pour attirer de fait les participants dans votre projet.

Parfois, vos collaborateurs en interne peuvent même montrer de prime abord un certain désintérêt pour la démarche.

Afin de remédier à cet état de fait, n’hésitez pas à mettre en place une réelle campagne de communication efficace et ciblée. Cela doit forcément se faire avant de participer au hackathon et se poursuivre pendant la durée de celui-ci.

Mettre en avant vos valeurs d’entreprise et démontrer aux participants les gains qui peuvent ressortir de ce moment de partage collectif sont autant d’éléments essentiels. Ce n’est pas parce que votre entreprise n’est pas mondialement reconnue que vous ne parviendrez pas à trouver suffisamment de participants d’horizons différents.

Votre stratégie de communication doit cibler les bonnes personnes. Pour cela, voici quelques conseils :

  • pour les développeurs : les écoles et les endroits dédiés aux nouvelles technologies
  • pour les étudiants : les grandes écoles et les universités, les associations étudiantes
  • les collaborateurs : campagne stratégique d’affichage et d’emailing, utilisation de l’intranet de l’entreprise
  • les startups : comme il s’agit de structures très connectées et actives, vous pouvez vous adresser aux salons spécialisés, vous tourner vers les incubateurs et les accélérateurs de jeunes pousses
  • les consommateurs et clients : presse, associations de consommateurs.

Notons également que cette communication doit perdurer pendant toute la durée du hackathon. En effet, certaines entreprises font l’écueil de communiquer activement avant le hackathon pour trouver de nombreux participants, puis les laissent se désintéresser du projet.

Cela pose évidemment de gros problèmes puisque certains ne mèneront pas le projet jusqu’au bout. Vous devez donc choisir des leviers efficaces pour préserver l’intérêt de ce challenge pendant toute la durée du hackathon. Cela passe notamment par une communication en continu (envoi de conseils personnalisés, rappels, prise de nouvelles) et une main tendue tout au long de l’événement.

Garantissez un haut niveau d’engagement

Une erreur de taille serait de laisser les participants se débrouiller seuls, une fois le hackathon commencé. Ces derniers se retrouveront rapidement submergés par les événements, d’autant plus qu’un hackathon est un condensé de réflexions et de travail en groupe.

En garantissant un bon niveau d’engagement de la part des participants, vous vous assurez d’obtenir des résultats aboutis pour vos projets.

Comment faire en pratique ? Au-delà de la récompense en elle-même (gain matériel), pensez à la motivation du groupe. Ce qui intéresse en réalité les participants c’est de mener leurs idées le plus loin possible et de démontrer à quel point ils peuvent constituer un rouage dans le résultat final.

Vous devez donc les accompagner au mieux et les aider à développer les projets. Pendant le challenge, les différentes équipes orientent une partie de leur réflexion à la modélisation de la solution trouvée par le biais d’un prototype.

L’étape de prototypage ne doit pas être laissée de côté puisqu’il s’agit d’un moment clé dans la matérialisation des idées. Cela permet de structurer en 2D ou en 3D un projet à tester.

Nous vous conseillons également de nommer un mentor pour chaque équipe, un peu comme un guide. Ainsi, chaque équipe participante a une figure référente qui joue le rôle d’accompagnateur et d’aide dans le développement de tous les potentiels en matière d’innovation.

Le mentor suit pas à pas son équipe, de manière personnalisée. En plus de ces mentors assignés à une équipe en particulier, vous pouvez faire appel à des experts spécialisés dans un domaine. C’est le cas des développeurs web, dans un projet de développement d’une application mobile par exemple. Autant d’éléments qui démontrent votre implication et votre désir de mener à bien ce projet qui vous tient à cœur.

Chez Klap, nous sommes bien évidemment présents pour vous accompagner et vous donner les clés de la réussite, pour un hackathon qui porte vraiment ses fruits.

Ravitaillez vos équipes

Ne perdez pas de vue qu’un hackaton ne dure que 24h au minimum et 3 jours au maximum. Or, livrer des projets novateurs en un temps si restreint nécessite de nourrir son cerveau. Pour ce faire, les équipes ont besoin de se nourrir et de s’hydrater pour rester concentrées.

Il faut donc assurer la distribution de nourriture et de boissons (café, thé) au cours de la journée. Le repas est un moment convivial qui permet de continuer à discuter du projet sous différents angles. Cela est l’occasion d’avoir une approche différente de certains éléments et peut même être bénéfique pour la suite de l’hackaton.

Mettez un point d’honneur à réussir la finale

La finale est un moment crucial dans un hackathon. Une fois que toutes les nouvelles idées innovantes ont vu le jour, il vous faut mettre en place une cérémonie de finale digne de ce nom et éviter aux participants de relâcher leurs efforts.

Dans votre parcours d’open innovation, la finale est considérée comme l’apogée. Les équipes s’affrontent en direct et défendent le projet qu’elles ont fait naître.

Les équipes finalistes présentent leur projet devant un jury préalablement désigné.

Animer la finale n’équivaut pas à laisser les choses se faire. Il est indispensable d’être proactif et de s’entourer de professionnels de l’hackathon. Klap intervient pour s’assurer de la cohésion à l’intérieur des binômes à chaque étape tout en utilisant le bon outil de facilitation de groupe.

C’est le cas de Mural.co ou Miro, ainsi que des outils comme Zoom.us qui favorisent les moments de travail en sous-groupe.

Accompagnez le projet post-hackathon

Une erreur serait d’abandonner les efforts entrepris avant et pendant l’hackathon, ce qui annihilerait tous les résultats obtenus.

En effet, il faut préparer la suite de l’événement en créant par exemple un comité chargé d’étudier la suite à donner au projet.

Tous les participants du hackathon doivent être consultés. Cela peut se faire en ligne pour plus de praticité. L’intérêt est de continuer à aborder les résultats du projet après les quelques jours de sprint créatif pour faire perdurer les effets et obtenir un résultat probant dans le temps.

Privilégiez un hackathon physique ou en ligne

Le hackathon est un événement de référence dans le parcours d’innovation de votre entreprise. Vous pouvez l’organiser soit en physique (présentiel), soit en ligne (numérique). Klap vous propose les deux formules, pour convenir à toutes les structures.

L’objectif est de parvenir à des résultats aboutis. En étant accompagnés par des professionnels du secteur de l’innovation, les participants peuvent développer leurs idées en toute quiétude et échanger entre eux pour faire avancer le projet au mieux. Le hackathon, qui se termine par une finale, fait naître un engouement tout particulier et une effervescence que l’on retrouve dans tous les cas, que ce soit en ligne ou en physique.

En outre, le hackathon sous son format en ligne permet de toucher toutes les problématiques et concerne tous les corps de métiers.

Tous les participants peuvent intervenir facilement, quelle que soit leur situation géographique. Et ce n’est pas parce que le hackathon a lieu en ligne que toute la démarche est numérique. En effet, il ne faut jamais perdre de vue les éléments clés d’un hackathon que sont la méthodologie, le format et la diversité des participants.

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