Pourquoi et comment utiliser le codesign dans son organisation ?

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Définition Codesign

Le Codesign, ou Design collaboratif (appelé aussi design coopératif) est à la fois une méthode concrète et un état d’esprit. Destiné à permettre la conception d’un nouveau service ou produit, il s’inscrit dans la pluri-compétences et fait appel à divers intervenants en interne et/ou en externe. En utilisant le Co-design, les équipes communiquent mieux et intègrent un projet dans lequel elles sont pleinement actrices. Grâce à une telle démarche, l’expérience utilisateur est valorisée, pour des innovations uniques et efficaces. Zoom sur le Codesign et ses plus-values avec Klap.

Le codesign pour construire ses projets d’entreprise

Nombreuses sont les entreprises à être freinées dans leurs processus de création par le modèle organisationnel vertical.

Aujourd’hui, les enjeux qui se dressent sont différents de ceux du passé et impliquent d’utiliser de nouveaux outils créatifs. Or, l’expérience utilisateur est bien souvent mise de côté, par manque de temps et de communication. Les problèmes de cohérence peuvent également se poser, ce qui crée davantage de difficultés. Chaque membre de l’équipe, du fait de sa spécialisation, a une idée du produit à créer ou du problème à résoudre. Depuis plusieurs années, le codesign a fait son apparition et est devenu très populaire dans les entreprises. Ce challenge pédagogique est aussi un défi dans la quête de solutions à des problématiques communes. L’intérêt du design collaboratif est de construire une expérience utilisateur en gagnant un temps précieux et en aidant les équipes à mieux communiquer dans la perspective d’atteindre les objectifs fixés. Le codesign peut associer sans difficulté des membres de l’équipe en interne et des personnes extérieures à la structure (consommateurs, autres professionnels, experts divers, utilisateurs…). La démarche du design collaboratif transforme les postures individuelles et améliore la force collective.

Le codesign permet ainsi d’accélérer des projets en les rendant réels. Dans une ambiance positive, chacun se dépasse et vit ses valeurs, tout en donnant du sens à la démarche de groupe. Il s’agit donc de passer d’une simple idée de base à la réalité. Chaque membre a son rôle à jouer puisqu’il place son expérience et ses compétences au service d’une démarche plus large de conception commune. Les bénéfices sont donc nombreux pour l’organisation qui utilise cette méthode.

Co design ou la recherche de sens des collaborateurs

La technique du design collaboratif implique un effort de participation de la part des collaborateurs. Ces derniers participent activement à la conception ou coopérative design.

Démarche pluridisciplinaire, le codesign nécessite que chacun intervienne et place son expertise au profit du groupe à toutes les étapes du processus de création. En matière de conception collaborative, l’expérience utilisateur est placée au centre de la démarche. Son expérience et ses besoins sont pris principalement en considération, dans une logique de création sur-mesure.

Les collaborateurs font également état de leurs idées et ressentis par rapport à leurs domaines d’expertises. La recherche de sens des collaborateurs fait entièrement partie du processus de design collaboratif. Chacun est placé au cœur de la démarche de conception. Le codesign ne s’improvise pas. Il s’organise et se prépare toujours en amont. Il s’organise notamment grâce à des outils qui permettent de nourrir l’imagination et stimuler la créativité des collaborateurs. Cela participe forcément à la recherche de sens et à la plongée dans les valeurs de chacun. Tous les supports tangibles et visuels sont utiles : maquettes, croquis, sketchs, cartes, mappings, storyboards, legos, post its…

Au sein de l’équipe, le designer facilite les échanges, dans une démarche d’innovation qui est directement liée au Design Thinking. Pour créer l’adhésion des collaborateurs tout au long de l’atelier de codesign et mener la démarche à sa réussite, il faut créer une ambiance de coopération. Cela afin de faire naître et développer au mieux le génie collectif.

Le design Collaboratif par Emmanuel de chez Paypal

Par qui est utilisé le Codesign ?

Le codesign est une méthodologie utilisée par de très nombreux acteurs. Toutes les entreprises sont susceptibles d’y avoir recours à un moment donné de leur développement. Cela leur permet d’élaborer de nouveaux services et produits en collaboration avec d’autres services, grâce au travail participatif de différents corps de métiers dans l’entreprise.

En basant la démarche sur l’intelligence collective plutôt que sur la somme des intelligences individuelles, le codesign parvient à trouver du sens à une création unique. Il est utilisé par toutes les entreprises qui sont en recherche d’innovation et qui désirent se réinventer en offrant de meilleurs produits et/ou services à leurs utilisateurs.

Allant au-delà des murs de l’entreprise, le design participatif trouve ses bases dans les rapports entre les différents acteurs de l’entreprise et les compétences de certains talents extérieurs. Ainsi, toutes les entreprises sont aujourd’hui concernées et trouveront forcément des réponses à leurs questionnements en participant à des ateliers. Ces derniers sont organisés de sorte à aider chacun à trouver des solutions d’innovation concrètes.

12 étapes pour réussir son processus de Codesign

Conduire un projet en codesign ne s’improvise pas. Il est nécessaire de faciliter les différents échanges entre les parties à l’atelier, dans un objectif de réussite. Plusieurs étapes successives doivent donc être respectées :

  • Découverte des problématiques et sensibilisation du groupe. Dans un premier temps, l’équipe de conception découvre les problématiques qui se posent. Cela enclenche les premières réflexions et certaines analyses. Toutes les personnes associées à ce projet de design coopératif sont consultées et sensibilisées au déroulé du projet
  • Observation participante et consultation par chaque acteur au projet. Une fois que le groupe est sensibilisé à la démarche de codesign, chacun prend part à l’atelier, dans une optique d’observation participante et de consultation. Les parties prenantes sont ainsi invitées à participer activement au processus de coopération
  • Présentation et discussion sur les impacts d’une démarche de codesign sur l’innovation. Une fois que les parties prenantes ont pris conscience de leur rôle à jouer dans la démarche de design collaboratif, vient le moment de présenter plus particulièrement la méthodologie et ses conséquences en matière d’innovation
  • Définition des attentes. Les collaborateurs sont en recherche de sens grâce au codesign et se focalisent sur leurs attentes. Les demandes et les rêves des utilisateurs sont plus particulièrement analysés afin d’en tirer toutes les informations les plus importantes dans la démarche de codesign. Les attentes des utilisateurs (intermédiaires et finaux) sont cruciales pour parvenir au succès du projet
  • Recherche active de solutions possibles. Grâce à la participation de tous les partenaires et intervenants, il est possible de parvenir à une étape majeure : celle de recherche des solutions possibles et concrètes. Différentes étapes se succèdent : audits de diagnostics, analyses quantitatives et qualitatives etc. toutes les informations réunies font l’objet d’une synthèse, ensuite discutée par toutes les parties en présence
  • Discussion et choix des options. Une fois que toutes les possibilités ont été présentées, elles font l’objet d’une discussion et d’un classement. Les participants envisagent leur viabilité et retiennent certaines solutions plutôt que d’autres. Certaines solutions n’emportant pas consensus, elles peuvent faire l’objet d’une discussion poussée afin de cerner de possibles innovations
  • Etudes de faisabilité du projet. Tous les collaborateurs et intervenants aux séances de codesign sont invités à discuter sur la faisabilité du projet, par rapport à leurs domaines de compétences. Cela donne lieu à des débats et à des étapes de discussion
    Réalisation de prototypes. En règle générale, cette étape pose des difficultés puisqu’il s’agit alors de passer de l’étape du projet à la pratique. Face à l’innovation, certains peuvent exprimer des zones de blocage qu’il sera nécessaire de traiter rapidement pour laisser place à l’imagination et à la créativité. La méthode de travail AGILE est une solution pour réaliser des prototypes fonctionnels et réalistes, proches du terrain et des attentes des utilisateurs
  • Observation des réactions entre le prototype et l’utilisateur. Quelles sont les interactions concrètement observables entre le prototype et l’utilisateur ? Quelles sont les réactions, qu’elles soient négatives ou positives ? Un observateur extérieur est bienvenu à ce stade pour apporter des commentaires objectifs
  • Feedbacks et amélioration du prototype
  • Distribution et mise en accès des nouvelles solutions. Cela est une étape finale qui intervient une fois que toutes les solutions ont été trouvées et lorsque les prototypes ont donné satisfaction
  • Suivi et observation en post-diffusion. Il s’agit de recueillir des informations sur les nouveaux dispositifs après leur diffusion. L’objectif est d’adapter encore davantage le produit ou le service, dans un souci de perfectionnement.

Design collaboratif et Design Thinking : une association réussie

Le codesign s’inspire grandement du Design Thinking, dont l’objectif premier est de développer la créativité en s’appuyant sur des retours d’utilisateurs. Il s’appuie sur un ensemble de techniques permettant de définir un nouveau cadre pour développer des solutions innovantes. Un problème en principe soluble en plusieurs mois trouve une issue favorable en l’espace de quelques jours, grâce au collaboratif. La réflexion que pose le design collaboratif est celle d’un ensemble de possibles et de limites dans la conception d’un nouveau produit ou service.

Pour ce faire, les usagers ont une place fondamentale à jouer puisque le nouveau service ou produit est créé pour améliorer leur quotidien. Comme pour le Design Thinking, le codesign fait appel à plusieurs métiers dans l’entreprise, dans une logique de travail pluridisciplinaire. L’émergence de nouvelles idées et une discussion permise à travers des ateliers de design coopératif permettent de créer de la valeur ajoutée tout en partageant des idées. De nouvelles pistes de réflexion voient le jour, sur la base d’un gisement créatif d’entreprise. Cette dernière adapte ainsi sa démarche stratégique au marché et à son évolution dans le temps.

4 Conseils pour des sessions de co-design réussies

Pour réussir pleinement vos séances de codesign et en tirer les meilleurs enseignements, nous vous donnons quelques conseils bien pensés :

  • Bien définir la principale problématique : le codesign associe une méthodologie collaborative avec un processus de design thinking. Cette démarche s’inspire en priorité des besoins exprimés par les utilisateurs. L’intérêt est de passer d’un sujet précis à une problématique qu’il est possible d’affiner afin de trouver les différents axes de travail
  • Créer une équipe spécialement dédiée à ces interrogations : Il convient alors de réunir un ensemble d’expertises et de compétences complémentaires, en nommant quelques ambassadeurs du projet. Le groupe de travail peut parfaitement être complété par des personnes qui apporteront un regard objectif et neuf. Ces personnes peuvent ne pas forcément bien connaître la thématique abordée mais auront une vision extérieure, porteuse d’une plus- value intéressante pour le projet
  • Respecter la parole de chacun et fonctionner selon la méthode de l’attitude positive : il convient de partir du postulat que tout est bon à dire et à entendre. La spontanéité et l’imprévisibilité doivent être mises en avant comme des qualités à développer. L’attitude qui prédomine et qui est une garantie de succès est de toujours se mettre à la place des utilisateurs afin d’anticiper ce qu’ils pensent et cerner leurs besoins
  • Tester et apprendre, y compris de ses erreurs et ce, dans une logique permanente d’amélioration. Le codesign est une méthodologie qui trouve ses racines dans le réel, dans l’expérience que l’usager a au quotidien d’un produit ou d’un service. Il convient donc de réaliser des prototypes pour une utilisation dans le réel et de les tester. Le fait de tester le prototype en situation réelle permet d’éviter de commettre certaines erreurs.

Codesign : exemples et études de cas

En 2018, le ministère de l’Education nationale a opté pour le codesign afin de trouver une solution en matière de formation.

En 4 jours top chrono, elle est parvenue à mettre sur pied un TOEFL des compétences digitales au service des salariés, élèves et citoyens. Le concept est aujourd’hui une startup d’État faisant collaborer 20 personnes. Sur le principe de Codesign, cette Startup a vu le jour en quelques heures alors que sur un modèle plus traditionnel cela aurait pris des mois. C’est en s’entourant de divers intervenants (universitaires, enseignants, représentants académiques, entreprises comme Orange et Mercedes) que le ministère a réussi son pari. Nombreuses sont les grandes entreprises à avoir fait confiance au codesign pour développer un nouveau produit ou service.

C’est aussi le cas d’Airbus ou de Bouygues Télécom ou encore de la SNCF qui a notamment fait appel aux bienfaits du codesign, en partant des questions de mobilité et de civilité dans les transports. Ces interrogations autour de ces questions ont fait émerger la question du développement de services plaçant la SNCF comme un acteur à part entière du mieux vivre ensemble dans une situation de mobilité toujours plus accrue.

Pour conclure

Si vous voulez créer des produits qui plairont à votre marché cible, il est temps de vous intéresser au codesign. En suivant les étapes que nous avons décrites et en intégrant le codesign dans votre culture d’entreprise, vous serez sur la voie du développement de produits à la fois utiles et attrayants pour vos clients.

Découvrez nos ateliers de design thinking qui vous feront découvrir le processus de design collobaratif étape par étape afin que vous puissiez l’appliquer dans votre propre travail. Ces ateliers sont un excellent moyen d’en savoir plus sur le codesign et sur la manière de l’intégrer dans votre culture d’entreprise.

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