Comment faire co-créer 140 collaborateurs en 1h30 d’atelier ?

Faire passer 140 participants de nationalités différentes par toutes les étapes du Design Thinking en 1h30 ? Klap a relevé le challenge !

L’agence Brainsonic et Axa Next, la business unit du groupe Axa dédiée à l’innovation, ont sollicité Klap pour initier à la pensée design, les participants d’une journée dédiée à la cohésion d’équipe, le 10 avril 2019, à Paris.

Durant presque deux heures, les collaborateurs d’Axa Next sont ainsi passés de l’idée à l’action grâce à la méthode d’intelligence collective KLAP.

C’est avec plaisir que les 6 facilitateurs KLAP ont fait passer les collaborateurs AXA par toutes les étapes du Design Thinking.

Cela fait maintenant près de 3 ans que KLAP accompagne les organisations à lancer leur projet grâce au Design Thinking. Nous avons déjà mené ainsi plus de 300 ateliers et initié près de 3000 personnes à cette méthode, mais bâtir et orchestrer un atelier d’une durée de 1h30 pour autant de participants est toujours un défi excitant. Retour sur cet atelier.

De gauche à droite la team Klap : Jenny, Matthieu, Laura, Mélisa Yoann, Aleksandra et Thibaud

Le contexte : une journée dédiée à l’innovation

L’agence Brainsonic organisait une journée entière dédiée à la cohésion d’équipe pour Axa Next, une filiale de l’assureur Axa, consacrée à l’innovation et regroupant 140 collaborateurs de nationalités différentes et de métiers différents.

L’idée d’un atelier de co-création a germé chez les équipes d’Axa. Le but ? Améliorer la cohésion des équipes en les faisant travailler ensemble durant un temps très court (1h30 montre en main) et autour d’un objectif commun.

L’agence Klap a été choisie pour cadrer, organiser et animer ce projet.

Le cadrage et les enjeux du projet

Les enjeux

Pour Klap, l’enjeu était de taille. En quelques jours, il a fallu en effet réfléchir à un format d’initiation à la méthode Design Thinking tout en l’adaptant au métier d’Axa sur un format très court et avec plus de cent participants. Challenge accepted !

Pour parler tout de suite des mêmes choses, nous avons cadré le sujet avec le commanditaire et identifier les enjeux, problématiques et risques du projet.

Afin d’imaginer ce format d’initiation durant 1h30 seulement, il a été primordial de :

  • concevoir un déroulé réglé comme du papier millimétré pour faire passer les équipes par toutes les étapes du Design Thinking,
  • choisir les bons outils pour que l’atelier soit fluide,
  • adopter une organisation quasi militaire où chaque seconde compte.

Il était aussi essentiel de maintenir l’attention des participants pendant 1h30, de rapidement les embarquer dans le processus pour ne pas perdre une minute et surtout de les faire monter en puissance de manière synchrone.

Pour atteindre ce but, nous avions également besoin de bien mélanger les équipes pour concevoir des groupes multiculturels et de bien choisir l’ice breaker (un outil pour se présenter et briser la glace quand on ne se connait pas dans un groupe) pour fédérer les équipes dès le départ et avancer rapidement.

Pour une gestion du temps efficace, il fallait aussi imaginer toutes les possibilités afin de limiter les risques de dépassement du temps et apporter des solutions à ce problème.

Notre méthode ? Bien identifier tous les risques majeurs et anticiper avec 3 solutions différentes à appliquer en cas de pépins !

Au niveau pratique, nous avons par exemple pensé à

  • afficher un timer sur la présentation du déroulé
  • utiliser la musique : on augmente progressivement la musique pour indiquer aux participants que leur temps de travail est terminé et qu’il faut mettre fin aux discussions
  • briefer tous les facilitateurs sur la gestion du temps.
La maitrise du temps était essentiel pour cet atelier

Il est essentiel d’ailleurs de briefer les facilitateurs en amont, bien vérifier qu’ils sont alignés sur le déroulé et qu’ils comprennent bien les enjeux, les étapes et les risques potentiels liés à l’atelier.

Chez Klap, nous avons trop souvent eu dans les mains des déroulés trop vagues et seulement pensés dans les grandes lignes.

Conséquence, les facilitateurs étaient laissés à eux-même et cela créait des décalages avec un niveau de compréhension différent du déroulé et un ressenti inégale de la part des participants. C’est pourquoi, sur ce type de format, il est essentiel de faire en sorte que l’ensemble des facilitateurs soient alignés et parlent le même langage.

Le cadrage de l’atelier

Notre second rendez-vous avec le chef de projet Brainsonic et le Chief Transformation Officer d’Axa Next nous a permis de valider les éléments conçus.

Nous nous sommes alignés sur la problématique suivante : dans le cadre d’une journée collaborateur internationale mélangeant plusieurs collaborateurs de plusieurs entités, comment faire bouger plus de 100 personnes dans une bonne humeur, avec de l’intelligence collective pour qu’ils produisent quelque chose sur le thème de l’innovation ?

Ce sujet est très large mais rapidement, nous avions identifié des sous challenges plus précis.

La session devait durer 1h30 maximum, avec 140 personnes. L’anglais a été la langue commune retenue car les participants étaient de différentes nationalités.

L’atelier : 1h30, 14 équipes, 3 challenges à résoudre et 3 pitches à présenter

Le terrain de jeu et les challenges

Pour cet atelier, 3 thèmes avec des challenges associés ont été proposés aux équipes à relever en parallèle :

  • Thème “Collaboration”
  • Thème “Execution”
  • Thème “Customer need”

Les livrables à produire et présenter en fin de session étaient

  • 1 pitch de 1m30
  • 1 plan d’actions avec 3 étapes pour déployer l’idée
  • 1 bloc lumineux sur lequel les participants pouvaient écrire leur idée

La solution devait être :

  • Centrée sur l’utilisateur
  • Réaliste (Quick win ideas)
  • Autonome

La solution ne devait pas être :

  • Trop importante pour être testée
  • Peu claire

14h30 – Le sponsor Axa Next prend la parole (Introduction)

Le sponsor de l’atelier (secrétaire général d’Axa Next) a pris la parole pour lancer la dynamique, communiquer la vision générale et donner un sens à cet atelier.

L’introduction est très précieuse car cela permet d’entrer dans la dynamique, de motiver et d’engager les collaborateurs.

14h35 – Le lead facilitateur Klap présente le déroulement de l’atelier (Introduction)

En l’occurrence c’était unE lead facilitatrice Klap, Aleksandra, qui a pris la parole en anglais.

Elle avait 5 minutes pour expliquer pourquoi tout le monde était réuni, faire passer des messages clés, présenter par quelles étapes les participants allaient passer et expliquer dans quel état d’esprit il fallait se mettre (“no talk all action”).

Elle a également rappelé qu’il fallait travailler en équipe même si la plupart des participants ne se connaissaient pas mais aussi vivre ce moment particulier à fond, puis a présenté les challenges à résoudre et les livrables à produire.

Elle a enfin lancé le déroulé de l’atelier avec le premier outil : un ice breaker.

14h40 – Ice breaker avec l’outil “le blason”

L’ice breaker ou briseur de glace est une étape précieuse pour faire prendre la mayonnaise au sein des équipes.

Les participants avaient déjà eu l’occasion de faire rapidement connaissance le matin mais à peu de moment. Nous avons choisi d’utiliser l’outil du blason pour favoriser l’esprit d’équipe.

Outil du blason

En équipe, créer le blason qui vous représente en définissant un nom, un emblème et un moto

Commentaire Klap

Cet outil permet de ne plus nommer les équipes par des chiffres (“A vous l’équipe numéro 36) ou des lettres (“Mais où est passé JP de l’équipe J ?”) mais par des noms qu’elles ont elles-mêmes choisi (“Allez l’équipe des Warrior ”)

Cela fait également entrer directement les participants dans le faire en dessinant des choses et donc en commençant à créer.

14h45 – Balloon VS suitcases (Immersion)

Outil Balloon VS suitcases

En groupe de 2, prenez 5 minutes pour identifier les principaux aspects positifs de votre sujet.
1 idée = 1 post-it

14h50 – Balloon VS suitcases (Immersion)

En groupe de 2, prenez 5 minutes pour identifier les principaux challenges de votre sujet.
1 idée = 1 post-it

14h55 – Balloon VS suitcases (Immersion)

Partagez vos idées en équipe et votez pour le challenge à résoudre.

15h – How might we (Immersion)

Outil How might we

Réécrire le challenge principal en utilisant cette structure :

Comment pourrions-nous….

Cela ne permet pas de suggérer une solution mais de partir d’une problématique.

15h10 – Brainstorming (Ideation)

En groupe de 2, trouvez des idées de solutions pour le challenge que vous souhaitez résoudre.

15h15 – Ideation contrainte (Ideation)

Imaginez des idées qui suivent les contraintes suivantes :

Quelle serait votre solution si elle était créée par Elon Musk
Quelle serait votre solution si elle était créée sans budget
Quelle serait votre solution si elle était créée par des enfants

Commentaire Klap

L’idéation contrainte est une technique parfaite pour trouver des idées hors des sentiers battus.

15h20 – Choisir son idée (Ideation)

Partagez vos idées en groupe et votez pour les meilleures idées.

15h25 – Impact vs Effort (Ideation)

Pour choisir l’idée à prototyper, utilisez la matrice Impact vs Effort :

Positionnez vos idées sur les 4 parties
Ce sont les idées qui sont dans la case Impact Important et Faible effort qui seront choisies en priorité

15h30 – Prototype et préparation des pitchs (Prototype et Test)

Les groupes préparent le pitch de 1min30 et les 3 étapes pour déployer les idées.
Puis, elles écrivent le nom de leur solution sur un bloc lumineux en guise de prototype.

16h – Final pitch (Prototype et Test)

Les pitchs sont effectués en groupe devant les autres participants.

Au final, des participants engagés tout au long du processus

On retiendra :

  • L’auto-responsabilisation très rapide des équipes qui ont été impliquées jusqu’au bout
  • Que des centaines d’idées ont été générées et qu’il a fallu vite prendre des décisions pour savoir quelle idée allait être choisie par un groupe
  • Que tous les participants se sont rendus compte qu’ils étaient capables de produire des livrables mais dans un temps très court

Les équipes Brainsonic qui s’occupaient de la régie, de l’organisation des moments clé et des aspects pratiques de la journée ont été à l’écoute, efficaces, bienveillantes et professionnelles. Merci à eux !

Et chez Klap qu’est-ce qu’on en a pensé ?

Les facilitateurs ont su être à l’écoute au sein des groupes et agiles en passant d’équipe en équipe en fonction des besoins. En effet, il y avait 6 facilitateurs pour 14 groupes.

Il est toujours plus délicat d’accompagner plusieurs équipes en simultané mais cela est faisable sur des temps courts. Idéalement, il faudrait 1 facilitateur par équipe.

Comme à notre habitude, nous avons débriefé avec nos facilitateurs après cette journée autour d’un verre. Il en est ressorti les conclusions suivants :

  • Un atelier de 1h30 avec des impératifs horaires est épuisant pour les facilitateurs mais super stimulant à la fois !
  • Les points positifs et ceux à améliorer
  • Ce déroulé est un des formats les plus courts que l’on ait jamais mené pour un client ! Comme quoi il est possible de passer à l’action sur un temps contraignant
  • Le temps court était parfait pour ne pas faire retomber l’énergie des participants mais avec un peu plus de temps, ces derniers auraient pu davantage affiner leur idée, obtenir un prototype avancé et mieux se préparer au pitch final
  • La clôture de l’atelier est important : il faut faire retomber l’énergie des participants tout doucement en annonçant la suite de la journée dans le but de rendre leur expérience réussi du matin au soir

Merci et bravo encore à tous les participants, les facilitateurs, les équipes de Brainsonic et à Axa Next !

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