Aménagement de bureau avec le Design Thinking : le cas Schneider Electric

La société Schneider Electric a dévoilé l’Innovation Factory Xpole, son futur siège social, le 23 mars 2018 à Grenoble. Cet espace de plus de 25 000 m², dédié à la transformation du groupe, a pour objectif de devenir le véritable vaisseau amiral de l’entreprise à l’horizon 2019.

C’est dans cette optique que les équipes de Klap ont été sollicitées pour accompagner la réflexion sur la structuration et l’aménagement du hall d’accueil de 1500 m² de ce nouveau bâtiment. Grâce à la méthode du Design Thinking et de la co-création, ce lieu unique, moderne et fonctionnel a pu prendre forme avec la participation de collaborateurs.

Comment Klap est-il intervenu dans ce projet et comment le Design Thinking permet-il d’imaginer l’agencement d’espaces de travail ? Étude de cas.

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Le contexte : l’Innovation Factory Xpole de Schneider Electric : un projet de grande envergure

Groupe industriel français à rayonnement international, Schneider Electric conçoit et propose des solutions de gestion d’électricité.

Animée par la volonté de rapprocher ses équipes, l’entreprise a installé son nouveau campus sur la presqu’île grenobloise. A la pointe de la modernité, l’Innovation Factory Xpole de Schneider Electric est un bâtiment de plus de 25000 m2, érigé sur un terrain de 1,8 hectares. Avant la fin de l’année 2018, il est prévu qu’il accueille 1500 collaborateurs, tous domaines et horizons confondus.

Le Design Thinking : la méthodologie de co-construction des espaces au cœur du projet

Dans le but de coller aux attentes des collaborateurs, Klap s’est vu confier la mission de préparer plusieurs ateliers de design thinking pour co-construire le hall d’accueil avec les équipes.

Tout au long de la mise en place de ce projet de grande ampleur, Klap a accompagné la réflexion sur la structuration des locaux de cet espace collaboratif. La méthode du Design Thinking, plus que jamais incontournable, a permis de faire de l’Innovation Factory interne de Schneider Electric, un lieu de travail unique.

Pour créer et aménager le vaste hall de 1500 m², Klap a dû définir des axes de recherche et de réflexion en commun. Plusieurs sessions, regroupements et travaux en équipes sur chaque zone ont été nécessaires afin d’affiner les propositions et les versions des espaces.

Fruit de la réflexion collective, cet espace est un véritable symbole des apports concrets du Design Thinking. Les 22 et 23 novembre 2017 ont eu lieu deux sessions de travail comprenant 20 personnes à chaque fois.

Créer un espace collaboratif revient à construire un espace convivial destiné à rassembler les différents acteurs autour d’un même centre d’intérêt. L’espace doit nécessairement disposer d’outils de communication utiles et simples à utiliser. Chaque utilisateur doit se sentir bien pour évoluer dans cet environnement.

En tant qu’approche de l’innovation et du management, le Design Thinking permet de créer un espace collaboratif non linéaire. L’intérêt est de créer des lieux qui s’entrecroisent pour créer une synergie.

L’équipe, travaillant main dans la main, s’est posée de nombreuses questions. Comment créer des lieux de travail et de vie dans lesquels on se sente bien ? Comment faire venir tout le monde dans l’Innovation Factory ? Quels agencements pour quels besoins ? Comment tirer le meilleur avantage du lieu ? Quels univers pour quelles utilisations ? A l’instar de la cellule d’immersion qui permet, de par son design et son ambiance, à intégrer complètement l’utilisateur dans son environnement.

Comment se sont déroulés les ateliers ?

Le déroulé de l’atelier – J1

Cette journée, riche en apprentissages et en échanges entre les participants a permis de se donner une vision des enjeux et définir de premières pistes de solutions. En voici les grandes lignes :

  • découverte du projet et contexte
  • visions individuelles sur le lieu des collaborateurs
  • travail de regroupement des attentes
  • séparation en plusieurs sous-groupes pour affiner chaque zone
  • premiers crashtests
  • pitch QNoA (Questions with No Answer)
  • 30 minutes supplémentaires pour affiner les zones
  • re-pitch
  • 4 zones inventées pour chaque groupe. Chaque zone a son utilité propre

Le déroulé de l’atelier – J2

L’objectif de cette journée était de créer des versions de l’espace et de bien identifier les usages liés.

Cette journée s’est déroulée de manière structurée :

  • dans un premier temps, un échauffement et un atelier de brainstorming pour que chacun retrouve les idées de la veille
  • ensuite, la création de 4 versions de l’espace en individuel
  • la recherche d’une vision commune en binôme puis par groupe de 4
  • un déjeuner pour partager avec le groupe 2
  • la création d’une nouvelle maquette et la construction des parties du lieu en lego
  • le détail des 6 zones
  • la présentation finale

L’action post-atelier

En post-atelier, plusieurs actions ont été menées :

  • à partir du Design 3D, l’Open Lab de Frederick Choupin a maquetté en impression 3D
  • avec les participants, s’est construit un club d’utilisateurs pour une task force d’implémentation
  • l’équipe a fait la promotion du lieu et du Design Thinking dans leurs équipes

Le Design Thinking : une approche nouvelle pour créer des espaces collaboratifs sur-mesure

Le Design Thinking, utilisé pour aménager les lieux, a bouleversé le mode d’organisation en mettant en avant la co-création de bureaux. L’objectif de cet atelier de co-création était d’allier les contraintes budgétaires et matérielles avec les réels besoins des collaborateurs.

Le Design Thinking permet ici de considérer les collaborateurs comme des utilisateurs finaux de ces environnements de travail. Ces derniers doivent donc être entièrement pensés en fonction de leurs usages de tous les jours. Les utilisateurs sont naturellement intégrés dans la conception du lieu.

Design Thinking, Empathie, Test and Learn… l’usager est placé au centre des réflexions. L’intérêt est de créer in fine un véritable environnement matériel et social de travail ouvert à la collaboration.

La plus-value du Design Thinking est de bâtir des espaces offrant une expérience authentique, non standardisée mais résolument personnalisée. L’utilisateur est placé au centre des préoccupations et de la création. Il s’immerge à chaque étape du processus, pour ne faire plus qu’un avec le résultat final.

Le travail en mode collaboratif : un impératif pour aménager l’espace

La méthode du Design Thinking se base en priorité sur les usages des clients pour créer un espace de travail collaboratif. L’espace doit ainsi accompagner les changements et les besoins au quotidien. En partant du constat que nous travaillons de plus en plus en mode collaboratif et que les échanges sont primordiaux pour la créativité, Klap a accompagné les participants à imaginer chacun des espaces. Grâce à cela, le hall de l’Innovation Factory interne de Schneider Electric a pu prendre forme avec :

  • l’espace d’exposition temporaire : sous la forme d’un showroom déguisé
  • la cellule d’immersion : immersion totale pour ouvrir à la réflexion
  • le Réacteur : 3 blocs entièrement modulables sur 2 niveaux pour s’isoler par petits groupes
  • la Passerelle : lieu de conférences et de partages des savoirs
  • le Fablab : lieu de création d’objets innovants et d’apprentissage
  • l’ espace détente-café : espace comme à la maison, endroit cosy avec baby-foot et ping-pong

Vouloir créer et aménager un espace de travail commun, c’est avant tout penser aux besoins des utilisateurs. Il ne suffit pas de placer du mobilier au centre d’une pièce pour aménager l’espace. La méthode du Design Thinking est bien plus exigeante et complète que cela.

L’agencement des surfaces relève avant toute chose d’un travail de co-design et de co-réflexion. Ces derniers ont des profils différents, ce qui contribue à la force des réflexions.

Au niveau de l’équipe projet, il y avait donc des gestionnaires de sites, de personnels techniques, marketing, RSE, Innovation, Design, Ressources Humaines, sans oublier des externes Tenerdis, CCI de Grenoble, UGA, GRDF et de La Métropole grenobloise. Ce cerveau collectif, placé au profit de l’aménagement d’Xpole, s’est organisé pour agencer harmonieusement 6 zones définies. Les différentes parties du lieu ont été imaginées avec des Lego, ce qui a permis de créer des maquettes.

Les retours clients

Sylvain Paineau (EMEA Business Incubation Director chez Schneider Electric)

Well done Vincent, fier d’avoir porté ce sujet avec Xavier, bravo à l’organisation porté par Enzo, bravo et merci à tous les contributeurs et merci Vincent pour ton efficacité
Nous n’avons que des retours positifs de cet événement et impatient d’accompagner la suite !!

Xavier d’Esquerre (Schneider-Electric Grenoble sites VP)

Vincent tu nous a fait vraiment progresser dans cette co-création à grande vitesse

Conclusion

Ces espaces, pensés pour amplifier les échanges et les synergies, sont sources de créativité et d’innovation. La recherche, le développement et l’innovation sont rendus possibles par un site pluridisciplinaire plaçant au centre la mutualisation des compétences.

Créé par la méthode du Design Thinking, cet environnement est propice à une collaboration participative, portée par Schneider Electric.

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