La réussite d’un atelier repose en grande partie sur sa préparation.
Comme l’affirme l’aventurier renommé Mike Horn, 90% du succès d’une expédition réside dans la préparation. Ainsi, le cadrage de l’atelier ne doit pas être sous-estimé. Dans cet article, découvrez pourquoi il est crucial de bien cadrer lorsque vous animez un atelier pour assurer son succès.
Nous vous présenterons également un outil redoutable pour organiser des séances pertinentes, solides et flexibles : les 7P (à ne pas confondre avec les 7P du marketing mix). Prêt à optimiser vos ateliers ?
Suivez le guide !
3 raisons de cadrer un atelier avant de commencer ?
L’organisation d’ateliers collaboratifs représente des occasions cruciales de stimuler l’innovation, la créativité et l’efficacité. C’est aussi un moment important pour faire émerger des solutions dans un esprit Agile. Les Startups ont souvent recours à ce processus innovant pour générer de nouvelles idées. Cependant, il n’est pas rare de constater que certains échouent. Pourquoi cela se produit-il ?
Souvent, la réponse réside dans une phase initiale négligée ou sous-estimée : la préparation.
Cadrer la préparation d’un atelier ou d’un projet en amont est bien plus qu’une simple formalité. C’est un processus essentiel qui permet d’établir des bases solides et de définir clairement les objectifs, les rôles, les étapes et les ressources nécessaires à la réussite. Ne sous-estimez pas cette phase cruciale, car c’est là que se trouve la clé pour débloquer le plein potentiel de vos ateliers et projets futurs.
Voici 3 raisons pour ne plus négliger la préparation en phase d’idéation.
- Atteindre au mieux l’objectif fixé: Le cadrage d’un atelier permet de définir clairement l’objectif à atteindre. En ayant une vision précise de ce que l’on souhaite accomplir, il est plus facile de guider les équipes et d’orienter leurs efforts dans la bonne direction.
- Accompagner et guider les équipes: Le cadrage permet de fournir un cadre clair et des directives aux participants de l’atelier. Cela leur donne une structure et une orientation pour travailler de manière efficace, en évitant les déviations inutiles.
- Mener la démarche jusqu’au bout: Un atelier bien cadré favorise la progression continue et permet de rester concentré sur les objectifs. Il aide à éviter les distractions et à maintenir le cap jusqu’à l’aboutissement de la démarche. Il est nécessaire d’adopter cet état d’esprit.
Comment cadrer un atelier ?
Le cadrage d’un atelier est une étape fondamentale pour assurer son succès. En structurant méthodiquement les objectifs, les participants, et les activités à l’avance, vous créez un cadre propice à l’efficacité et à l’innovation. Découvrez dans ce paragraphe comment cadrer un atelier avec succès pour maximiser son impact et atteindre les résultats escomptés.
Workshops successifs de cadrage
Organisez des séances de cadrage successives avec les commanditaires et/ou une équipe centrale (core team). Impliquez le commanditaire, les clients ou les collaborateurs pour former une équipe centrale qui participera activement à la définition des contours de la démarche Design Thinking et des ateliers.
Test & Learn
Adoptez une posture de Test and Learn, même lors des moments de cadrage. Ne travaillez pas seul, mais intégrez les parties prenantes afin de réunir une équipe centrale. Posez-vous les bonnes questions, dessinez les contours de la démarche et convergez rapidement vers des premières pistes de conception d’atelier. Re-challengez le tout avec l’équipe centrale.
Rencontres régulières et de courte durée
Planifiez des réunions régulières et de courte durée pour avancer efficacement ensemble dans ces moments créatifs. Ces rencontres permettent de maintenir le momentum et d’ajuster le cadrage au besoin.
Vision MVP
Adoptez une approche de produit minimum viable (MVP) en ayant un scope précis, réalisable et atteignable. Ne prenez pas le premier brief exprimé au pied de la lettre. Souvent, la problématique ou le scope sont très ambitieux. Re-challengez constamment le brief pour vous concentrer sur ce qui compte réellement.
Découpage en sous-challenges
Les challenges trop vastes ou trop importants pour être traités en un seul atelier peuvent être découpés en sous-challenges. Cela permet de mieux cadrer chaque étape de l’atelier et de garantir une progression itérative.
Logique V1, Version 2, V3, etc
Le cadrage d’un atelier peut être itératif et évoluer au fil du temps. Chaque version (V) du cadrage représente une amélioration et une précision de la vision et des objectifs à atteindre. Travailler en versions successives permet de resserrer le challenge et de s’assurer que la proposition correspond aux attentes du commanditaire.
Les 7P dans le détail
Pour cadrer un atelier de manière efficace, il est recommandé d’utiliser la méthode des 7P. Cette approche structurée permet de prendre en compte tous les aspects importants de la préparation. Voici un aperçu des différents éléments abordés par les 7P :
Pertinence: Il s’agit de comprendre pourquoi il est nécessaire de réunir les personnes concernées pour aborder la problématique spécifique. En interrogeant le commanditaire, vous obtiendrez des informations cruciales sur le projet et pourrez vous aligner sur les attentes.
Production/Produit: Définissez ce que les participants vont produire lors de l’atelier, c’est-à-dire les livrables attendus. Choisissez le format du prototype le plus adapté pour la suite du projet (infographie, maquette, plan d’action, pitch, etc.) et déterminez les critères de ce que la solution devra être, ne pas être et pourra être.
Participants: Identifiez les personnes à mobiliser lors de l’atelier. Cela peut inclure les utilisateurs, les membres des équipes, les experts (techniques, juridiques, etc.), les facilitateurs et le sponsor du projet. La composition de la Core Team (facilitateur, sponsor, commanditaire) est essentielle pour co-construire l’atelier et assurer la concrétisation du projet.
Processus: Déterminez le déroulement de l’atelier en vous appuyant sur les 4 phases du Design Thinking : immersion, idéation, prototypage et test. Créez une trame étape par étape en gardant à l’esprit la flexibilité nécessaire pour faire face aux imprévus et aux moments d’improvisation.
Pièges: Identifiez les obstacles potentiels qui pourraient perturber le bon déroulement de l’atelier. Cela peut inclure des éléments de contexte, certains profils de participants, l’ambiance générale, la culture d’entreprise ou la présence d’une personne hiérarchique dans le groupe. En anticipant ces pièges, vous pourrez les éviter ou les utiliser à votre avantage.
Préparation: Préparez les outils, les équipes, la logistique et la communication nécessaires à l’atelier. Assurez-vous d’avoir tout le matériel requis (post-it, feutres, supports de présentation, etc.), organisez l’espace de manière propice à la cocréation, et communiquez avec les participants et le sponsor. Réfléchissez également aux étapes suivantes du projet et à l’implication des utilisateurs.
Pratique: Veillez à ce que tous les éléments pratiques soient en place pour assurer le bon déroulement de l’atelier. Cela comprend la fourniture de matériel, la gestion.
Conclusion
Il est donc primordial de bien cadrer et préparer un atelier en utilisant la méthode des 7P, que ce soit lors de la gestion de projet ou d’ateliers de créativité. Cette approche rigoureuse garantit la clarté des objectifs, favorise une collaboration harmonieuse et accroît la productivité. Ne laissez pas le succès de vos ateliers au hasard ; intégrez dès aujourd’hui les 7P pour des séances fructueuses, propices à la créativité des équipes et à la réussite de projets de transformation digitale.
En structurant efficacement vos séances et en utilisant des méthodologies basées sur des itérations, vous verrez vos projets et équipes s’épanouir.
Obtenez des résultats concrets en structurant efficacement vos séances et en créant un environnement propice à l’innovation et à la réussite. Vos projets et équipes en bénéficieront grandement !
Encore plus de détails sur le cadrage et l’outil 7P :
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