6 tactiques pour booster l’efficacité de vos réunions d’équipe grâce au Design Thinking

Prenez deux minutes, fermez les yeux et souvenez-vous de votre dernière réunion. Il y a de grandes chances que vous poussiez un soupir de lassitude. Rassurez-vous, vous n’êtes pas seuls !

Selon des données réunies par l’agence Thethinklab, 3 milliards de réunions sont organisées chaque année par les entreprises, qui représentent près de 50% du temps de travail des cadres, et des moments d’ennui mortel pour 90% des employés (73% travaillent sur d’autres projets pendant ces mêmes réunions).

Ces chiffres sont plutôt représentatifs d’un sentiment que nous partageons tous vis-à-vis des dites réunions : nous les trouvons inutiles, et elles nous ennuient. Alors, quelles sont les raisons qui nous poussent encore à perdre du temps de travail pour organiser ces rassemblements inefficaces ?

La réponse semble simple. Il est naturel de faire le point et de se retrouver régulièrement en groupe pour, d’une part, évaluer l’état d’avancement des projets, et, d’autre part, pour tenter de créer un élan en vue de résoudre collectivement un problème.

Mais comment y parvenir ? Quel est le secret des véritables réunions de brainstorming qui ne semblent donner sens que dans les start-ups ou les GAFA ? Klap vous révèle 6 tactiques pour booster l’efficacité de vos réunions.

0. Sacralisez le professionnalisme et la bienveillance en tant que valeurs primordiales d’une réunion

Le premier des gros défauts inhérents à de nombreuses réunions d’entreprise, résulte de la malveillance volontaire ou implicite.

Il ne s’agit pas forcément de mettre des bâtons dans les roues de ses collègues. La malveillance se manifeste dans l’expression de la plus petite moquerie, elle n’est pas forcément consciente, et, peut être perçue de manière démesurée par l’interlocuteur qui se soumet à l’écoute et au jugement de ses collègues..

Au contraire, elle peut également prendre la forme d’un règlement de compte à O.K. Corral, notamment si règnent quelques tensions au sein de l’entreprise. Il n’est pas nécessaire de critiquer une idée en s’en moquant ouvertement. La règle est de faire avancer les choses.

Par conséquent, vous pouvez critiquer une idée ou une suggestion de manière objective, et mieux, en proposer une version améliorée, ou une alternative qui vous semble plus efficace quant à la problématique donnée.

Si les réunions n’avancent pas, c’est aussi parce que de nombreux employés n’osent pas donner leur avis. Notre astuce pour optimiser l’efficacité des réunions : interdire certains termes ayant tendance à dénigrer le travail des collaborateurs : « non », « infaisable », « impossible », qui tendent au pessimisme et freinent l’avancée d’une discussion.

1. Jouez la carte de la diversité

Un partenariat ou un échange d’idées sera d’autant plus intéressant que les profils impliqués sont diversifiés : cela crée une confiance commune, et montre que chacun est susceptible de fournir un engagement intéressant (sans reléguer personne au placard), et surtout cela libère les esprits et permet de profiter de divers domaines d’expertises pour une problématique donnée.

À votre avis, les 4 Fantastiques seraient-ils efficaces s’ils disposaient tous de pouvoirs identiques ?

2. Changez d’air

Réunion, salle de réunion, créneau de réunion… tout dans une réunion de bureau « fait réunion », et décourage les uns et les autres, les entraîne dans un mood de cafard infâme et donnerait presque des envies de suicide.

Pour réfléchir et innover, il faut sortir du cadre de vie commun, sortir de sa zone de confort, et aller de l’avant : travaillez en plein-air (si possible), au restaurant, dans une salle de jeu autour d’une table de billard, ou pendant des séminaires à la montagne… Bref, la routine et la rengaine ne sont pas prolifiques à la nouveauté et à l’idéation.

Notre tip : le « walking meeting », des réunions effectuées en marchant à l’air libre, plus stimulantes et efficaces !

3. Encouragez le contact humain

De nos jours, il est très rare, au sein d’une entreprise, de croiser quelqu’un qui n’utilise ni son smartphone, ni son ordinateur, ou sa tablette de la séance, qu’il s’agisse d’une réunion, d’un séminaire, ou même d’une conversation. Mettez en place des demi-heures, voire des heures entières, dans le cadre des réunions, où les écrans sont interdits, comme à l’école.

Il est si facile de s’évader sur les réseaux, ou même dans son propre travail, que cela décourage de nombreux éléments de participer réellement à la conversation, et de chercher des idées nouvelles.

4. Rationalisez les réunions

Le dicton « Plus on est de fous, plus on rit. » est totalement vrai.

Une réunion aura des allures de cour de récréation si vous êtes très nombreux (ou alors vous vous ennuierez tous dans votre coin).

C’est bien pour cela qu’il est important de sélectionner différents éléments de l’entreprise pour créer une réunion intéressante : il n’est pas constructif de convoquer chaque employé, puisque le dialogue sera d’autant plus fermé que la réunion compte de participants. Des réunions en petit comité encouragent la confiance de chacun et optimisent les chances et la qualité des participations.

5. Organisez le déroulement des réunions

En général, n’importe quel travailleur dispose, à son bureau, ou près de son plan de travail, d’un calendrier, et d’une liste de choses à faire pendant la journée, pour optimiser son efficacité.

Il faut faire de même pour les réunions, si l’on refuse qu’elles se limitent à des conversations péri-objectives et à des transgressions contre-productives.

Ainsi, établissez à l’avance les points à aborder pendant la réunion, les décisions à prendre nécessairement avant de quitter la salle, et informez-en tous les participants, il pourront réfléchir aux problématiques définies en amont, et arriver avec des informations et des idées supplémentaires à la réunion.

Par exemple, chez Facebook, chaque employé participant à la réunion doit faire part de ses pistes de réflexion avant ladite réunion, ainsi, chacun peut réfléchir à celles-ci et chercher des solutions.

Notre tip : mettez en place un nom de code pour avertir des transgressions inutiles, cela évite de confronter l’autre sur la qualité de ses propos et rend ludique l’appréciation des dialogues.

6. Prenez les choses en main à l’issue des réunions

Une fois la réunion terminée, les idées lancées, les projets définis, et les décisions prises, il est temps de s’attaquer au concret : ne programmez pas d’autres réunions qui ne font que repousser le moment t et décourager les employés, et mettez votre projet en phase de test.

À l’issue des réunions, faites faire des prototypes (même les plus archaïques et DIY, cela peut suffire dans certains cas), et mettez vos idées à l’épreuve, ce n’est que comme cela que vous avancerez franchement et efficacement.

Le Design Thinking pour toutes vos réunions ?

Le Design Thinking ne consiste pas en une énième méthode, structurée pour re-réunioniser l’espace et le temps de travail.

Il consiste davantage en une éducation à l’« anarchisation » des process d’entreprise contre-productifs et chronophages. Pour parvenir à instaurer les grandes idées du DT au sein de vos réunions, essayez simplement de libérer les esprits de vos employés, et de leur donner confiance en leurs idées ; le DT est là pour re-motiver les troupes.

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